Memo-Fan

Komfortable und sehr flexible Datenverwaltung

Abbildung 1 zeigt die Bearbeitungs-Maske eines Memo-Eintrags aus einem fiktiven Beispiel Video-Verwaltung (Endbenutzer-Sicht).

Sie als normaler Anwender übernehmen die Rolle eines "Administrators" und definieren einfach, wie im Folgenden beschrieben, ohne Programmier-Kenntnisse eine Ihren Bedürfnissen entsprechende Datenverwaltung. Anschließend stellen Sie den anderen "Endbenutzern"  die Datenverwaltung in Form einer Datenbank zur Verfügung. Die Datenbank beinhaltet die eigentlichen Daten und alle Definitions-Informationen, die Sie jederzeit ändern und erweitern können.

Memo-Fan hat folgende Merkmale:

  • Alle Felder (Einträge eines Datensatzes) können übersichtlich strukturiert in der Bearbeitungsmaske des Endbenutzers flexibel angeordnet werden.
  • Einzelne Felder dürfen nur mit vorgegebenen Werten gefüllt werden.
  • Einzelne Felder dürfen nur Zahlen, andere nur Datumswerte enthalten, wieder andere können einen einfachen „Workflow“ abbilden.
  • Bis zu zwei Felder können erläuternde Texte / Bemerkungen enthalten, die in einem großen Eingabefeld frei editiert werden können.
  • Mehrere Personen können unterschiedliche Datensätze gleichzeitig bearbeiten, durch eine Schutzfunktion aber nicht den gleichen Datensatz.
  • Komfortable Such- und Sortier-Funktionen sind eingeschlossen, ebenso wie eine Filterung nach frei definierbaren Abfragekriterien.
  • Eine History-Funktion, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat, ist integriert.

Die Abbildungen 2 bis 7 in dieser Produkt-Beschreibung stammen aus dem gleichen Anwendungs-Beispiel, der "Fehler- und Anforderungs-Verwaltung von Test-Fan".

Abbildung 2: Suche im Datenbestand aus Beispiel Fehler-Verwaltung (Endbenutzer-Sicht)

Gemäß Ihren Anforde­rungen definieren Sie als Administrator bis zu 16 Felder und zusätzlich bis zu zwei große Textfelder. In einer Übersicht (siehe Abbildung 3) legen Sie durch Auswahl in den grauen Auswahl-/Combo­boxen die Position fest, wo die Felder im Memo-Eintrag in der Benutzer-Sicht (vgl. Abbildung 5) erscheinen sollen.

Abbildung 3: Maske zur Definition der frei wählbaren Felder, aus Beispiel Fehler-Verwaltung (Administrator-Sicht).

Für jedes Feld legen Sie folgendes fest:

  • Feldtyp (Aufzählung, Text, Zahl, Datum, Status-Übergang („Workflow“)),
  • Anfangs-/ Initialwert,
  • Farbliche Darstellung von Wert und/oder Beschriftung, um Besonderheiten hervorzuheben,
  • Optionale, schreibgeschützte oder Pflicht-Felder.

Alternativen bei Aufzählungs-Felder:

  • Sie können als Administrator die Werte fest vorgeben, die Ihren Benutzern dann zur Verfügung stehen (im Beispiel das Feld „Priorität“ des Fehlers mit den Werten: „1 – sehr dringend“, „2 dringend“, „3 – normal“, „4 – gering“),
  • Die vorgeschlagenen Werte können aber auch durch die einzelnen Benutzer - dem tatsächlichen Vorkommen entsprechend - erweitert werden (im Beispiel das Feld „Kunde“, der den Fehler gemeldet hat); bereits eingetragene Kunden stehen zur Auswahl, neue können erfasst werden.

Alle Vorgaben können auch aus einer anderen Datenquelle übernommen werden.

Abbildung 4: Maske zur Definition der konsistenten Auswahl der hierarchisch abhängigen Felder „Projekt / Kategorie“ und „Unter-Kategorie“ aus Beispiel Fehler-Verwaltung (Administrator-Sicht)

Sie können hierarchische Abhängigkeiten zwischen ihren frei definierten Feldern festlegen (Fall 1 und 2 stammen aus dem Beispiel der Fehler-Verwaltung):

  1. [Feld] „Projekt / Kategorie“ zu [Feld] „Unter-Kategorie“
  2. [Feld] „Projekt / Kategorie“ zu [Feld] „Version“
  3. Produkt mit Ersatzteilen je Produkt,
  4. Standorte: Land mit Städten.


Abbildung 5: Bearbeitungs-Maske eines Memo-Eintrags gemäß Abbildung 3 aus Beispiel ToDo-Liste / Fehler-Verwaltung (Endbenutzer-Sicht)

Für das eine oder die zwei großen Textfelder (im Beispiel das Feld „Problembeschrei-bung“) können Sie die Größe und die Position des Feldes vorgeben und optional eine Kopfzeile definieren, die als Vorschlag jeder Erweiterung der Beschreibung zu Dokumentationszwecken vorangestellt wird, um den Verlauf bzw. die Beiträge einzelner Mitarbeiter zu kennzeichnen (im Beispiel: Benutzer mit langem Datum und Trennzeichen).
Fest vorgegeben und automatisch verwaltet werden außerdem die Felder Eintrags-Nummer sowie erster und letzter Bearbeiter, jeweils mit Datum und Uhrzeit. Zu einem Eintrag gehört auch immer eine frei definierbare Kurzbeschreibung.

Sie können ad hoc Anfragen formulieren, um die Übersicht der angezeigten Einträge zu bestimmen. Sie können solche wiederkehrenden Anfragen als Filter speichern und Sie können wie mit einer Suchmaschine (Abbildung s. o.) die Menge der angezeigten Einträge festlegen.

Abbildung 6: Anfrage aus Beispiel ToDo-Liste / Fehler-Verwaltung (Endbenutzer-Sicht)

Außerdem:

  • Sie können mehrere Einträge gleichzeitig öffnen und bearbeiten.
  • Sie können Einträge aus einer Datei, in Memo-Fan importieren (Voraussetzung: die Spalten der Text-Datei sind durch Tabulator-Zeichen getrennt).
  • Sie können mit Memo-Fan verschiedene Datenbestände verwalten. Um einen anderen Datenbestand zu bearbeiten, wechseln sie einfach die Datenbank.
  • Für jeden Eintrag wird automatisch eine History-Funktion geführt, um Änderungen / den Verlauf eines Eintrags zu dokumentieren.

Abbildung 7: Historie eines Memo-Eintrags aus Beispiel ToDo-Liste / Fehler-Verwaltung (Endbenutzer-Sicht)

Durch ein integriertes dreistufiges Rollenkonzept können Sie zwischen normalen Benutzern, Benutzern mit erweiterten Änderungs-Rechten und Administratoren unterscheiden. Außerdem können Sie Benutzer zu Gruppen zusammenfassen, die über spezielle Filter nur Zugriff auf bestimmte Einträge haben.   Beispiel:

  1. “Standard-Benutzer“ sehen nur Einträge zur Basis-Version einer Software;
  2. Benutzer, die Sie der Gruppe „Profi-Benutzer“ zugeordnet haben, sehen zusätzliche Einträge und
  3. Benutzer der Gruppe „Mitarbeiter“ sehen alle – auch die als intern gekennzeichneten – Einträge.

Sie können die Einträge auf einem Web-Server zur Bearbeitung aus dem Internet zur Verfügung stellen, wobei alle Einträge gemäß ihren Rechten bearbeitet werden können. Nur die Administrations-Funktionen von Memo-Fan erfordern die Installation der Client-Version von Memo-Fan